为了加强学院档案的管理和收集、整理工作，有效地保护利用档案，更好地为学院的教学、管理工作服务，特制订本制度。  

一、归档要求

1.对学院规定的应当归档的材料，必须按照有关规定及时收集，定期向学院档案室移交，集中管理，任何个人不得擅自损毁，据为己有。  

2.文件材料立卷是对具有查考保存价值的公文材料，参照档案归档相关要求，及时收集整理，组成案卷。  

3.归档的文件材料必须完整，书写必须用黑墨水或兰黑墨水，字迹清晰。  

4.归档的文件材料必须准确反映教学、管理、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。  

5.归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。  

6.各部门对本归档范围中未提及而已形成的其他图纸文件，如认为有保存价值时也应及时归档。  

7.凡学院签发的文件必须附底稿，签注手续完备。  

8.部门学期、年度工作总结文稿需归档。  

9.学院工作人员因公外出参观、学习、考察和参加各种会议收集的文件材料应移交给档案室。  

二、归档时间和手续

1.党群工作、行政管理工作、外事工作、出版工作工作的档案应按要求在次年的四月底前归档。  

2.教学部门的档案，应按教学年度在次年度的十一月底前归档。  

3.科研、基建、仪器设备档案，应在项目完成、通过鉴定验收后两个月内归档。  

4.财会档案应在会计年度终了后的第二年下半年归档。  

5.因公外出参观、学习、考察及参加各种会议的文件材料回学校一星期内归档。  

6.有关技术会议方面的科技资料，在会议结束后归档，各种技术照片、录音、录像带等可以随时归档。  

7.各部门向档案室移交档案必须履行手续，填写移交清册，交接双方要签名盖章。  

8.财务档案由部门兼职档案管理员整理立卷，并打印案卷目录一式三份，随同案卷向档案室移交入库，经双方登记核对签字后，一份目录由财务部门保留备查。