为树立学院窗口单位形象，改进工作作风，提高工作效率，保证服务质量，热情周到的接待来宾来访，答复来电来函，特制定本规定。  

第一条 有关人员来学院办事，第一位接受询问的办公室工作人员即为首问责任人。对待来访者，首问责任人必须做到热情大方，仪表整洁，语言文明，耐心细致，服务周到。  

第二条 办公室全体工作人员必须树立服务意识，明确岗位职责，全面了解办公室工作，正确理解学院有关政策，掌握办事程序，忠于职守，认真负责，坚持原则，秉公办事，团结协作，尊重他人。  

第三条 对待来访者，第一接待人必须认真听取、了解来访者的目的，并在自己职责范围内给予来访者简洁、准确和符合政策规定的解释，认真完成有关来访事项。由于客观原因不能立即给予来访者答复或办理事项，第一接待人须向来访者说明原因，明确答复或办理的时间，并在承诺时间内予以答复或办理。不得无故推脱、搪塞、拖延或刁难来访者。  

第四条 如来访者需要了解、咨询或办理的事项属于办公室职责范围，但超出第一接待人的岗位权限，第一接待人必须及时咨询办公室主任或副主任，以给予合理解释或交由相关人员接待。  

第五条 如来访者需要了解、咨询或办理的事项不属于办公室职责范围，第一接待人必须负责将来访者介绍到相关部门，交由相关人员接待。  

第六条 第一接待人遇到重大来访事项时须做好来访的有关记录，必要时请来访者签名登记。  

第七条 对待来访电话、信件和电子邮件，必须详细记录，如遇重大事项必须及时报知办公室主任，经研究后给予合理答复。  

第八条 涉及学院重大事项必须逐级向上汇报。  

第九条 本规定自院长办公会议通过之日起施行。